Behandling af personoplysninger hos Albertslund Dyreklinik

1. Indledende bemærkninger

1.1 Formål

1.1.1. Hos Albertslund Dyreklinik vil vi løbende komme til at behandle forskellige persondata om dig i forbindelse med, at du er klient hos os. Det er nødvendigt for at vi kan behandle dine kæledyr. Vi ønsker i den forbindelse at orientere om, hvilke oplysninger om dig vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler.

1.1.2. Det overordnede formål med behandlingen af dine oplysninger er at kunne foretage den administration, der er knyttet til konsultation og behandling af dit/dine kæledyr.

1.2 Dataansvar og kontraktoplysninger

1.2.1. Albertslund Dyreklinik er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os og har således i henhold til databeskyttelseslovgivningen ansvaret for at dine personoplysninger behandles lovligt.

1.2.2. For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med de retningslinjer og rammer, databeskyttelseslovgivningen samt evt. øvrig lovgivning sætter herfor.

1.2.3. Dette indebærer, at du til enhver tid kan rette henvendelse til Albertslund Dyreklinik, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til databeskyttelseslovgivningen.

2. Behandling af persondata

2.1 Kundekartotek

2.1.1. Når du kontakter os, opretter vi en journal på dig og dit/dine kæledyr i vores

kundekartotek. Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der stammer fra dig selv.

2.1.2. Vi registrerer bl.a. identifikationsnummer på dit/dine kæledyr og dine kontaktoplysninger; herunder navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Herudover registreres løbende journaloplysninger om dit/dine kæledyr. Endelig registreres oplysninger om andre særlige forhold som fx forsikringer, aftaler om kredit, sundhedsordninger og aftaler om andre betalere.

2.1.3. Oplysningerne i systemet kan vi evt. samkøre med oplysninger om andre klienter, f.eks. for at lave forskellige former for statistikker og opgørelser til intern brug samt ved påkrav fra offentlige myndigheder. 2.1.4. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).

2.2 Røntgen- og scanningsbilleder

2.2.1. Når der tages røntgen- og scanningsbilleder, registrerer vi i den forbindelse dit navn samt identifikationsoplysninger på dit/dine kæledyr.

2.2.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.

2.3 Ordinering, indberetning samt fortegnelser over receptpligtige lægemidler

2.3.1. Veterinære recepter indeholder dine personoplysninger som dit navn og adresse. Det er fastsat ved lov, hvilke oplysninger en veterinær recept skal indeholde for at et apotek må godkende den udstedte veterinære recept og du som klient kan få udleveret den ordinerede medicin til dit/dine kæledyr. Veterinære recepter er hjemlet i bekendtgørelse om recepter og dosisdispensering af lægemidler.

2.3.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 3 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra c).

2.4 E-mails

2.4.1 Vi gemmer de e-mails, der bliver sendt mellem dig og Albertslund Dyreklinik i den tid, hvor de har relevans, hvorefter de slettes. Det vil sige, at vi registrerer: hvem e-mailen er fra, om den er sendt til eller fra dig, hvornår e-mailen er sent og modtaget. Indholdet af e-mails vil som udgangspunkt blive journaliseret på dit/dine dyrs elektroniske journal, hvis der er behov for det.

2.4.2. Som klient hos Albertslund Dyreklinik vil du fx, medmindre du frabeder dig dette, modtage remindere på behandlinger, der bør gentages inden for en fastsat dato som fx revaccination. Du vil også modtage fx kvitteringer og overslag på mail.

2.4.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).

2.5 Kalendersystem

2.5.1. I vores elektroniske kalender registrerer vi de aftaler, vi har med vores klienter. Vi anfører i den forbindelse dit navn og eventuelt identifikationsoplysninger på dit/dine kæledyr.

2.5.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).

2.6 Laboratorieprøver samt -svar

2.6.1. Såfremt der udtages prøver på dit/dine kæledyr vil Albertslund Dyreklinik selv kunne undersøge hovedparten af prøverne. Såfremt Albertslund Dyreklinik ikke selv kan undersøge en udtaget prøve, vil prøven blive sendt til eksternt laboratorium i Danmark og EU/EØS lande. Når prøven sendes, og svar herpå modtages, vil denne indeholde personoplysninger på dig, som dit navn samt identifikationsnummer på din/dine kæledyr. Dine personoplysninger vil blive behandlet, jf. denne skrivelses pkt. 3.2.

2.6.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).

2.7. Registrering af dyr i registre

2.7.1. Registrering af hunde i Det Danske Hunderegister

Du har, jf. bekendtgørelse af lov om hunde (hundeloven), pligt til at lade din hund registrere i Det Danske Hunderegister samt omregistrere din hund, såfremt du sælger den, ligesom du skal give meddelelse til Det Danske Hunderegister ved din hunds død. Såfremt du indgår aftale med Albertslund Dyreklinik om, at vi på dine vegne registrerer din hund i Det Danske Hunderegister, sender vi personoplysninger på dig samt identifikationsoplysninger på din hund til Det Danske Hunderegister.

2.7.2. Registrering af katte

Det er ikke lovpligtigt i Danmark at lade sin kat registrere. Såfremt du ønsker din kat registreret i f.eks. Det Danske Katteregister, og indgår du aftale med Albertslund Dyreklinik om, at vi på dine vegne registrerer din kat i Det Danske Katteregister, sender vi personoplysninger på dig samt identifikationsoplysninger på din kat til Det Danske Katteregister.

2.7.3. Retsgrundlag

Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b)

2.8 Betaling

2.8.1. Vores system til håndtering af betaling er samkørt med kundekartoteket, hvorfor behandling af dine personoplysninger sker jf. denne skrivelses pkt. 2.1.

2.8.2. Såfremt kreditaftale indgås mellem dig som klient og Albertslund Dyreklinik vil dette som udgangspunkt kun være muligt, såfremt du afgiver dit cpr.nr. Samtykkeerklæring til behandling af cpr.nr. udfyldes og underskrives af kunden, inden kreditaftale indgås.

2.8.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 1-2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra a-b).

3. Opbevaring, overførsel og videregivelse mv.

3.1. Opbevaring af persondata

3.1.1. Oplysningerne om dig opbevares på virksomhedens adresse.

3.1.2. Visse oplysninger opbevares tillige hos vores databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (som f.eks. ekstern hosting af it-programmer, softwarebackup mv.), vi får løst eksternt. Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (vores databehandlere) er undergivet de danske databeskyttelsesregler, og der er indgået databehandleraftaler med databehandlere, der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde.

3.1.3. Dine personoplysninger kan også overlades til vores advokat eller revisor til brug for løsningen af en konkret opgave. Det kan f.eks. være, hvis Albertslund Dyreklinik har brug for juridisk eller revisionsmæssig bistand i en sag, hvor du er involveret.

3.2. Overførsel til tredjelande

3.2.1. Visse af dine data (navn og adresse) kan blive overført til lande beliggende uden for EU/EØS. Dette skyldes, at vores eksterne laboratorium Finn Pathologists har hovedsæde i Norfolk, England.

3.2.2. Overførsel af dine personoplysninger til Finn Pathologists sker på baggrund af EU’s standardkontrakter om overførsel af personoplysninger til tredjelande, der derved garanterer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.

3.3. Videregivelse

3.3.1. I forbindelse med bl.a. refusion fra forsikringsselskaber, refusion fra kommuner og videregivelse af journalmateriale til anden dyrlæge i forbindelse med henvisning til bl.a. specialist, eller klientens ønske om skift til anden dyrlæge, videregives epikriser eller klientens journal, jf. Den Danske Dyrlægeforenings Etiske kodeks til relevante offentlige myndigheder og private virksomheder som beskrevet ovenfor i denne skrivelse. Materialet vil indeholde personoplysninger om dig samt identifikationsoplysninger på dit/dine kæledyr.

Derudover kan Albertslund Dyreklinik videregive personoplysninger om dig og dit/dine kæledyr til vores forsikringsselskab eller andre forsikringsselskaber, hvis dette er relevant og nødvendigt til brug for deres behandling af anmeldte skader mv.

3.3.2. Der kan endvidere ske videregivelse af dine personoplysninger i forbindelse med et potentielt køb og salg af Albertslund Dyreklinik, herunder i forbindelse med den undersøgelses- og afklaringsproces (due diligence-undersøgelse), der måtte blive gennemført forud for et eventuelt salg mv.

3.4. Sletning af data

3.4.1. Databeskyttelseslovgivningen indeholder ikke specifikke regler om, hvornår

personoplysninger skal slettes i klientforhold. Dette skal afgøres af Albertslund Dyreklinik som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål.

3.4.2. Hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i en klientsag/klientjournal, herunder at Albertslund Dyreklinik har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er foretaget i klientsagen/klientjournalen, anses i praksis for et sagligt formål. De data som Albertslund Dyreklinik bruger til at administrere dit klientforhold, vil derfor som udgangspunkt først blive slettet, tidligst 5 år efter klientforholdet er ophørt, idet det er lovpligtigt, at recepter opbevares i 5 år. Derudover nødvendiggør Den Danske Dyrlægeforenings Etiske kodeks, at originale journaler, røntgenbilleder og scanningsbilleder mv. tilhørende den dyrlæge, som har foretaget undersøgelserne, bør bevares i minimum 5 år.

3.4.3. Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere dit klientforhold, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.

4. Dine rettigheder

4.1 Oplysningspligt

4.1.1. Databeskyttelseslovgivningen giver dig forskellige rettigheder, når vi behandler

persondata om dig elektronisk. Og lovgivningen pålægger os visse pligter – som fx at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil indsamle persondata om dig.

4.1.2. Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre persondata om dig eller foretager en anden form for behandling end den, vi beskriver her i denne skrivelse, vil Albertslund Dyreklinik informere dig særskilt om dette.

4.2 Indsigt, berigtigelse mv.

4.2.1. Du har også ret til at få at vide, hvilke personoplysninger om dig vi har samlet i forbindelse med dit klientforhold, og du har ret til at få indsigt i oplysningerne.

Du har ret til at bede om, at vi begrænser, retter eller sletter personoplysninger, hvis du mener, at de fx er forkerte eller giver et forkert indtryk.

4.2.2. Ingen lov hjemler som udgangspunkt journalpligt for en dyrlægevirksomhed. Er en dyrlægevirksomhed medlem af Dyrlægevirksomhedernes Arbejdsgiverforening under Den Danske Dyrlægeforening, skal dyrlægevirksomheden efterleve foreningens Etiske kodeks, hvoraf følgende fremgår: ”Det anses for god etik, at dyrlægevirksomheden udfærdiger en journal, som kan benyttes i kvalitetssikringssammenhæng, og som kan benyttes af dyrlægen/dyrlægevirksomheden i offentlige og forsikringsmæssige forretninger.

At udlevere kopi af journal, røntgenbilleder, scanningsbilleder mv. til anden dyrlæge, når dyrlægevirksomheden i konkrete tilfælde anmodes herom.

At udlevere epikrise, røntgenbilleder, scanningsbilleder mv. til dyrets registrerede ejer, når dyrlægevirksomheden i konkrete tilfælde anmodes herom.

At undlade at udlevere kopi af journal, røntgenbilleder eller scanningsbilleder mv. til lægmand, med mindre der er tale om dyrets ejer jf. ovenstående. ”

4.2.3. I det omfang, du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har du altid mulighed for at tilbagekalde dette. Albertslund Dyreklinik kan dog fortsat behandle dine personoplysninger, hvis Albertslund Dyreklinik har et grundlag herfor.

4.3 Yderligere oplysninger

4.3.1 I det omfang, du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til

databeskyttelseslovgivningen, har du altid mulighed for at kontakte Albertslund Dyreklinik. Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt – fx som led i en klagesag. Du har derfor altid mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet.